档案数字化流程规范

档案数字化流程涵盖调卷、整理著录、免拆扫描、图像处理、数据质检、归还归档、备份及系统挂接等环节，确保档案信息完整准确地转化为数字资源。

1、 调取档案卷

2、 需指定专人与档案馆库房管理员协同操作，将待加工档案由库房运送至加工现场，逐份清点并完成交接登记，确保信息准确无误。双方确认无误后，方可进入拆卷环节，整个过程须严格记录，保障档案安全与流程规范。

3、 我方将安排专人负责此事。

4、 填写档案交接登记表（见附件一）。

5、 交接登记表须由双方签字确认。

6、 整理与著录

7、 档案目录整理是数字化加工的基础，若目录有误或缺失，将严重影响后续工作进度与质量，因此在开展数字化处理前，必须确保档案目录的完整性与准确性。

8、 对待加工档案需编制电子目录，可通过两种方式实现。

9、 利用数字化加工软件的录入功能，完成目录数据的制作与整理。

10、 采用Excel表格形式制作，目录模板依据检察机关档案目录模板文档（JS121006002）执行。

11、 若用户提供纸质或电子目录，需仔细核对是否存在错漏，及时发现并纠正问题，统一调整为符合检察机关档案目录模板的字段规范。针对错误与疏漏的修改，应遵循以下具体实施细则。

12、 著录信息必须完整录入，发现不明确或缺失的内容应及时记录并上报组长。如需调整目录中的著录字段，须与客户沟通，并同步反馈至公司技术部门。以下著录项为必备内容，必须与纸质档案逐一核对，确保一致无误。

13、 按卷划分的年度、期限、卷号、标题及卷内文件序号、文件名、页码等信息。

14、 按年度、期限、件号、页数及题名等信息，以件为单位进行管理。

15、 若目录内容存在错误（如主题、文号等），应以纸质档案为准，并及时向组长反馈，由组长与客户沟通协调处理。

16、 遇到生僻繁体字或字迹不清时，须及时向组长汇报，不得自行处理，所有文字录入一律使用简体。

17、 遇到无题名档案应及时记录，并与客户沟通协商处理方案。

18、 在整理著录过程中，需同步核查案卷完整性，确认是否存在缺页、漏页或编排错误，核对正副卷标识是否准确，发现问题及时上报。若无异常，使用2B铅笔在纸质文件上规范标注页码：正面右上角，背面左上角，确保字迹工整、大小适宜，保持页面整洁清晰。

19、 关于分卷处理，档号维持原样，卷号采用卷号-卷次形式，例如0025-1、0025-2，直至0025-13。若纸质档案需分为多卷，而客户未提供卷次信息，则应重新编制卷次，并为每个分卷单独建立一条案卷目录，确保每卷对应唯一目录条目，禁止多个分卷共用同一条目录记录。

20、 补卷归档时，应以实际纸质档案的卷号为准，如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等格式，在编制目录时须保持原编号不变，确保档案管理的统一性与准确性。

21、 档号、卷号、件号及页号中禁止使用正反斜杠（、/），如出现应替换为英文半角状态下的中划线（-）。日期格式统一以8位数字表示，例如20120206，不足8位的需在前面补零补齐。

22、 遇到上述问题应立即向组长汇报，由其与客户沟通协调。

23、 扫描档案文件

24、 档案扫描是将纸质文件转为电子版的过程，操作顺序包括准备、扫描、保存和归档。

25、 将档案目录导入数字化加工软件系统。

26、 生成计算机磁盘的树状文件目录结构。

27、 启动文件扫描

28、 扫描操作步骤与具体要求如下

29、 扫描文件应采用TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白模式为主；若扫描照片等特殊情况，则使用灰度模式进行扫描。

30、 扫描档案时应将纸张摆放整齐，防止卡纸或图像显示不全。如发现漏扫，须立即补扫并将图像准确插入。若扫描影像顺序与原件不符，应及时调整，确保文件顺序一致，保障扫描质量与后续查阅的准确性。

31、 认真填写纸质档案扫描登记表（附件二），准确记录移交档案数量及扫描页数，逐一核对每份文件的实际扫描页数与整理时标注的页数是否相符，如存在差异，须注明具体原因并说明处理方式。

32、 扫描时若图纸或其他档案因故无法拆分，应使用平台式扫描仪进行处理。建议扫描分辨率不低于300dpi；当遇到文字较小、排版密集或清晰度不足等情况，可酌情调高分辨率以确保扫描质量。

33、 图像处理

34、 影像处理应确保画面清晰、页面完整，对偏斜的图像及影响质量的杂质进行校正与优化。

35、 影像处理需保留文件编号及页码，若为扫描照片等特殊情况，则无需处理。

36、 影像处理需耐心细致，切忌急于求成。务必确认处理后的实际效果，若图像质量未达标，应重新扫描，原扫描文件须妥善保存。处理过程应以不影响内容可读性为前提，尽可能保持档案原始面貌。所有处理前的原始数据必须完整保留，不得删除或覆盖，以确保后续可追溯和修正，保障影像资料的真实性和完整性。

37、 操作步骤如下：

38、 检查图像的倾斜、清晰、失真、污点及黑边等问题，若不符合质量标准需重新处理，但须保留初次扫描结果。

39、 发现文件漏扫应及时补扫并正确插入图像，若扫描顺序与原件不符须及时调整，处理过程中应确保文件编号和页码完整保留。

40、 数据检查

41、 逐一核对各案卷目录中的扫描文件，确保文件可正常打开、页数准确无误，且目录与文件内容完全一致。

42、 逐页核查影像文件的倾斜程度、清晰状况、整洁情况、分辨率及格式等各项指标。

43、 逐一核查每页影像文件，确保无重页、缺页、漏页及信息不全等问题。

44、 发现问题需填写数据质检表并立即修正，完成后交组长。组长依据该表进行二次检查，并对其他数据按5%比例随机抽查。

45、 全部归还

46、 归还档案时，由交接负责人将档案交予客户，并填写档案交接登记表（附件一），该表须由客户签字确认。表格由组长负责保管，最终统一上交公司，作为永久存档文件保存。

47、 备份数据

48、 扫描过程中，组长需在各阶段至少备份两份数据，包括扫描后、质检后及整体验收合格后的最终备份，共完成三次备份。

49、 将所有数据刻录至DVD光盘进行备份。

50、 将所有数据备份到计算机硬盘中。

51、 把所有数据复制到客户档案服务器进行备份。

52、 数据对接

53、 组长利用数字化软件生成挂接数据。

54、 把数据复制到档案服务器，启动服务器上的挂载软件进行处理。

55、 进入档案信息化管理系统，核查已挂接的文件资料。