纸质档案数字化流程解析

历史悠久的机构普遍存有大量纸质档案，将其转化为数字形式，有助于提升管理效率和使用便捷性。

1、 建立档案分类管理体系

2、 图示分类体系将检察院档案划分为九大类别，包括文书、财务、声像、实物、基建、设备、司法鉴定、诉讼及电子档案。其中，诉讼档案因其专业性和核心作用，成为检察机关最重要的一类档案。

3、 各级检察院可结合管理实际，自行细化档案分类标准。

4、 取卷

5、 从库房取出待数字化的纸质案卷，取卷时需轻拿轻放，避免损坏。

6、 准确记录案卷的物理存放位置信息。

7、 依次取卷，严禁丢弃，确保案卷完整无缺。

8、 档案即记录

9、 档案定义是3Hmis系统中的专有术语，指设定档案最底层分类或案卷的具体属性。该系统支持纸质与数字化档案的统一管理。若所需案卷信息已在系统中存在，则无需重复执行此操作步骤。

10、 档案定义的操作方法前文已详述，此处不再赘述。

11、 拆卷

12、 拆卷指人工拆除案卷的装订，若纸质案卷信息已录入3Hmis系统，还需在系统中取消注册，等同于完成电子拆卷操作。

13、 拆卷须谨慎操作

14、 确保案卷齐全，核查有无缺漏页及错误，核对正副卷标识是否准确。

15、 保持卷宗整洁干净。

16、 拆开案卷，仔细撕去背面封条，剪断装订线。

17、 去除案卷内的金属物品。

18、 逐页分离卷内文件，标注单双面信息，提示扫描人员留意。

19、 便于扫描时及时与工作人员沟通联系。

20、 标注各卷（含正卷、副卷）的页数及相关特殊情形。

21、 遇到问题应立即联系档案管理员沟通，严禁私自违规操作。

22、 登记文件资料

23、 案卷通常由若干性质相同或相近的文件组成，这些文件统称为卷内文件。

24、 若系统已有卷内文件目录，则无需重复录入；如无，需新建文件并填写相关属性信息。

25、 扫描

26、 对已录入属性的卷内文件进行扫描，并将扫描件上传至档案系统。

27、 3Hmis图片管理器集成了扫描处理功能，可在录入文件信息时直接调用内置扫描模块进行扫描，支持高速扫描仪操作。用户也可选用其他扫描软件完成扫描任务，再通过系统引入功能将文件导入档案系统。相较而言，使用3Hmis自带的图片管理器操作更简便高效。此外，系统还配备专用的批量导入工具，便于大量扫描文件快速入库，显著提升档案数字化处理效率与工作便捷性。

28、 若检察院对数字化档案安全有更高要求，并配备专用电子印章，可在扫描文件上加盖用于归档的电子印章，确保档案管理规范与安全。

29、 扫描时请注意以下事项：

30、 可根据需求设定扫描文件的格式与分辨率，3Hmis支持多种常用格式的数字化文件管理。

31、 不同证据材料如封面、内页、手写诉状、发票等，应根据其特点采用相应的比例和扫描方式处理。

32、 按规则设定扫描文件存储路径及结果文件命名，使用3Hmis图片管理器扫描时将自动上传，无需保存至客户端。

33、 核对扫描页数与拆卷人记录，确保无重复、遗漏或多扫情况，保障案卷清晰，对扫描质量不达标页面进行专项处理。